La Documentación Mercantil

La documentacion mercantil. 1)Definicion: El documento mercantil es un papel de suma importancia (comprobante, título, factura, recibo, etc) cuya función es la de legitimar o dejar por escrito una transacción o una operación comercial. Esto se enmarca dentro de la contabilidad, donde el profesional contador, tras obtener los datos, documenta todo en los libros de contabilidad. Se trata de la constancia escrita de las operaciones y transacciones mercantiles. Esto es eficaz y necesario para llevar el control de la empresa y que no sea un caos. 2)Importancia del documento mercantil para una empresa: La documentación mercantil es fundamental en una empresa, ya que sin ella, sería un desorden absoluto de papeleo y desorganización. Gracias a la documentación mercantil se tiene todo registrado y archivado, y se hace un seguimiento de las actividades a través de los registros contables. Con ellos, los gastos, impuestos, ingresos, facturas… Quedan registrados y, en caso de haber cualquier problema o malentendido, sobre todo en el ámbito judicial, la documentación mercantil se utiliza como prueba de las actividades de una empresa o cliente. Además, el documento mercantil es un papel que indica cuál es la relación jurídica entre dos partes que intervienen en una transacción o acción. Con él, queda escrito cuáles son las obligaciones y derechos de cada uno. 3)¿Cuáles son las características de un documento mercantil? Los documentos mercantiles tienen una serie de características: -Vida útil: todo documento mercantil tiene un período de duración. -Constancia formal: estas herramientas económicas sirven para hacer un seguimiento de las actividades económicas. -Especificar datos: todo documento mercantil tiene que contar con unos datos básicos. -Firmas: tiene que aparecer la firma de ambas partes implicadas. Así se puede reconocer que las dos son conscientes de este trámite o acción realizada. -Validación: al ser una prueba tangible, dan validez a la operación mercantil. 4)¿Qué tipos de documentos comerciales existen? Los documentos comerciales se pueden clasificar atendiendo a tres criterios esenciales: la vinculación, la legitimación o el contenido. Según la vinculación de los intervinientes, los documentos comerciales son: Negociables. Son los documentos que representan una promesa de pago (cheques, letras de cambio, pagarés, facturas cambiarias). No negociables. Son los que sirven de mero soporte para la transacción, y no contienen vinculación directa de pago (facturas, pedidos, notas de crédito, presupuestos…). Según la legitimación jurídica, los documentos comerciales se dividen en: Públicos. Las partes suscriben sus acuerdos ante un notario o ante funcionarios judiciales, que legitiman y dan fe pública de dichos acuerdos. Privados. Los acuerdos se suscriben directamente entre las partes, sin la presencia de ningún interviniente adicional que tenga que dar fe de ninguno de sus términos. Y según el contenido, los documentos comerciales pueden ser: Informativos. Son los que brindan datos relativos a las mercancías, tales como las condiciones de pago, el precio o su estado. De soporte. Son lo que se emplean para probar la realización de una transacción mercantil, y para ejecutar o respaldar una obligación de pago. 5) Comprobantes de compra: Comprobante de transacción de compra: Como su nombre lo indica es el registro que se realiza cuando se compra un producto, un bien o un servicio. Y cuando se realiza esta actividad el cliente siempre debe recibir la factura original para que este quede registrado como un comprobante en la contabilidad. 6)Comprobantes de ventas: a) Facturas; b) Notas de venta - RISE; c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios; d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras; e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y, f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento. 7)Comprobantes de operaciones bancarias: Hablamos de comprobante financiero o comprobante de pago para referirnos a un documento de carácter mercantil y contable que sirve para acreditar un contrato de venta y entrega de bienes y servicios por una empresa a un comprador que puede ser una empresa o un consumidor final. 8)Documentos negociables: Son todos aquellos documentos cuya característica principal es la de poder sustituir al dinero en efectivo, ya que son susceptibles de negociación. Pueden pasar de unas manos a otras antes de su pago: letra de cambio, cheque, pagaré. Se pueden negociar a través de endoso o de descuento en una entidad financiera antes de su vencimiento.